10 Kiat Teratas untuk Mengelola Audit Pajak Penjualan

Mengelola audit pajak penjualan dan penggunaan bisa menjadi proses yang menantang. Ada langkah dan proses tertentu yang harus Anda pertimbangkan sebelum pemberitahuan audit tiba di meja Anda.

Demikian pula, ada opsi yang tersedia bagi Anda yang dapat memengaruhi hasil audit. Terakhir, Anda akan memiliki opsi untuk menegosiasikan penilaian Anda setelah penilaian audit akhir diberikan. 

Dokumen ini didasarkan pada lebih dari 50 tahun pengalaman mitra kami dalam mengelola penjualan dan penggunaan audit pajak di hampir setiap negara bagian di negara ini.

1. Harapkan Audit

Salah satu pertanyaan pertama yang mungkin terlintas di benak Anda adalah mengapa perusahaan Anda perincian pengembalian pajak dipilih untuk diaudit. Ada banyak alasan untuk sebuah perusahaan untuk diidentifikasi tetapi berikut adalah beberapa yang lebih umum:

• Seringkali yurisdiksi akan menargetkan industri tertentu untuk diaudit. Industri-industri ini umumnya memiliki aturan perpajakan baru atau kompleks yang mengakibatkan kemungkinan besar Anda membuat kesalahan di sepanjang jalan. Industri jasa atau perusahaan internet adalah beberapa contoh target baru-baru ini.

• Audit salah satu pelanggan Anda dapat mengakibatkan peninjauan faktur Anda dan penentuan bahwa Anda tidak membebankan pajak dengan tepat. Auditor akan mengikuti jejak remah roti kembali kepada Anda.

• Seorang karyawan yang tidak puas yang mengetahui bahwa Anda tidak membebankan pajak dengan benar di suatu yurisdiksi dapat melaporkan Anda ke saluran informasi.

• Sebuah drive-by acak melewati salah satu lokasi Anda, atau mengenali truk pengiriman atau karyawan di pameran dagang di yurisdiksi mereka oleh auditor dapat mengakibatkan audit.

• Sayangnya, terkadang audit terjadi secara kebetulan.

• Yurisdiksi berbicara satu sama lain yang dapat mengarah pada audit tambahan.

Setelah diidentifikasi, Anda harus mengharapkan siklus audit reguler terutama jika temuan audit awal menguntungkan yurisdiksi.

2. Menjaga Dokumentasi Kepatuhan

Dokumentasi kepatuhan harus dipelihara dengan cara yang mudah diinterpretasikan oleh auditor. Banyak bisnis menemukan diri mereka dalam audit tanpa dokumentasi yang sesuai. Ketika ini terjadi, auditor akan menganggap transaksi tersebut kena pajak dan dalam situasi di mana Anda tidak memiliki pengurangan pajak bisnis faktur atau data penjualan yang sesuai, auditor akan membuat proyeksi historis atau penilaian sewenang-wenang atas penjualan kena pajak. Dokumentasi yang biasanya diperlukan oleh auditor untuk melakukan penelaahan yang tepat mencakup hal-hal berikut:

• Akrual pajak penjualan - Pajak penjualan harus dinyatakan dalam buku besar Anda sebagai nomor akun GL terpisah.

• Faktur - Baik dari perspektif penjualan dan perspektif pembelian.

• Pengembalian/kredit - Pastikan ini diidentifikasi dengan jelas dalam sistem akuntansi Anda dan ditagih dengan tepat.

• Sertifikat Pengecualian - Pertahankan sertifikat pengecualian yang akurat dan lengkap untuk setiap pelanggan yang dikecualikan.

• Bad debt - Sebagian besar negara bagian mengizinkan pengurangan kredit macet yang telah dihapuskan untuk tujuan pajak pendapatan Federal. Sekali lagi, pastikan ini diidentifikasi/didokumentasikan dengan jelas dalam sistem akuntansi Anda.

• Penyesuaian lain-lain - Penyesuaian apa pun yang dilakukan saat Anda kembali harus memiliki dokumentasi pendukung. Sebagian besar perusahaan menyimpan dokumentasi ini dengan salinan pengembalian yang diajukan.

• Akrual pajak penggunaan konsumen - Ini harus dikaitkan dengan faktur pembelian tertentu.

• Ringkasan laporan - Ringkasan laporan keuangan dan pajak harus disesuaikan dengan pengembalian pajak yang diajukan.

• Pengembalian - Semua audit dimulai dengan peninjauan atas pengembalian pajak penjualan dan penggunaan, tetapi sebagian besar auditor juga akan meminta pengembalian pajak penghasilan. Penerimaan bruto harus mendamaikan antara pajak penghasilan dan penjualan dan menggunakan pengembalian pajak.

3. Nilai Catatan Anda

Setelah Anda diberitahu tentang audit, Anda akan ingin menilai catatan Anda sendiri dan menentukan di mana Anda memiliki celah. Anda harus melakukan segala upaya untuk mengidentifikasi eksposur Anda sebelum audit. Misalnya, Anda mungkin menyadari bahwa Anda tidak memiliki sertifikat pengecualian yang sesuai. Mengidentifikasi masalah ini secara proaktif dapat memberi Anda waktu yang diperlukan untuk kembali ke pelanggan Anda dan mengamankan sertifikat yang hilang. Area eksposur lain yang tidak terungkap dapat mengarahkan Anda untuk mengelola audit dengan cara tertentu. Misalnya, jika Anda menemukan masalah dengan sistem akuntansi Anda atau kesenjangan yang signifikan dalam ukuran kena pajak selama periode waktu tertentu selama undang-undang audit, Anda akan ingin menghindari pengambilan sampel periode tersebut jika memungkinkan. Jika periode diidentifikasi dan ditelaah secara rinci oleh auditor,

4. Tinjauan Proses/Garis Besar

Itu selalu membantu untuk memberikan penjelasan tentang bisnis Anda kepada auditor. Singkat, tetapi spesifik dalam cara bisnis Anda beroperasi. Berhati-hatilah dengan tur fasilitas karena ini sering menjadi area eksposur. Dalam tur fasilitas, auditor akan melihat cara kerja bagian dalam gudang atau fasilitas manufaktur Anda. Mereka mungkin mengajukan pertanyaan tentang berapa banyak waktu yang dihabiskan forklift untuk memindahkan bahan mentah dari dok penerima ke langkah awal dalam proses manufaktur vs. berapa banyak waktu yang digunakan untuk memindahkan barang jadi di gudang. Kedua situasi ini dapat memiliki implikasi pajak yang berbeda.

5. Kelola Hubungan

Auditor harus selalu diperlakukan dengan hormat dan bermartabat, sama seperti hubungan bisnis lainnya yang Anda miliki. Perlu diingat bahwa auditor memiliki kebijaksanaan dalam temuan mereka. Selain itu, Anda kemungkinan akan berurusan dengan auditor yang sama dalam audit berikutnya. Jadi menjaga hubungan yang baik dapat membayar dividen di masa depan. Anda harus menyelaraskan auditor dengan satu orang dari perusahaan Anda untuk mengelola semua pertanyaan dan permintaan informasi. Dalam beberapa situasi, konsultan luar dapat membantu untuk menyelaraskan dengan auditor untuk mengelola pertanyaan dan permintaan informasi ini.

6. Kelola Apa yang Dapat Diakses Auditor

Berhati-hatilah untuk meninggalkan auditor sendirian di lingkungan di mana mereka memiliki akses ke catatan atau karyawan lain. Sebelum auditor datang ke lokasi, instruksikan karyawan yang dapat berhubungan dengan auditor untuk tidak menjawab pertanyaan apa pun, tetapi arahkan auditor kepada orang yang Anda pilih untuk mengelola audit. Ada banyak contoh auditor yang mendengar pembicaraan "pendingin air" yang membawa mereka ke jalan yang menghasilkan penilaian.

7. Menetapkan Sampel Audit

Audit tipikal akan dilakukan dengan menggunakan metodologi sampling. Metode pengambilan sampel bervariasi dari yurisdiksi ke yurisdiksi dan dari audit ke audit. Penting bagi Anda untuk memahami siklus bisnis historis Anda dan mengevaluasi metode pengambilan sampel yang diusulkan sebelum diterima. Misalnya, jika bisnis Anda bersifat siklus, Anda sebaiknya menghindari sampel "blok" (sampel blok menerapkan kewajiban dari satu periode, atau akun, di seluruh periode audit secara merata). Sampel statistik biasanya ideal, tetapi Anda harus memastikan bahwa Anda memahami program statistik yang digunakan oleh yurisdiksi secara keseluruhan sebelum menerima metode ini. Tujuannya adalah untuk menyelaraskan eksposur Anda dengan periode di mana eksposur telah terjadi atau memiliki kemungkinan terjadi.

8. Mengungkapkan Item Tidak Penting Secara Proaktif

Dalam penilaian internal pra-audit Anda, Anda mungkin menemukan bahwa Anda tidak membebankan pajak atas item tertentu untuk waktu yang singkat. Bergantung pada materialitas dan kemungkinan auditor akan menemukan masalah ini, mungkin ada baiknya untuk mengungkapkannya secara proaktif. Ini akan memberi auditor perspektif bahwa Anda bersedia membantu mereka dan dapat menyebabkan mereka meninjau situasi Anda dengan kurang teliti. Paling tidak, itu akan memberikan hubungan tambahan dengan auditor dan membuat negosiasi masalah yang ambigu mulai lebih menguntungkan Anda.

9. Memiliki Proses untuk Mengelola Sertifikat Pengecualian

Memiliki proses seputar manajemen sertifikat pengecualian sangat penting untuk keberhasilan audit dalam banyak situasi. Sertifikat pengecualian harus diminta pada awal pesanan, ditinjau kelengkapan dan validitasnya, dan kemudian dikelola untuk pengambilan yang mudah dan untuk pembaruan setelah kedaluwarsa. Dengan proses yang efektif, eksposur audit awal berkurang dan jam kontak klien yang mengganggu yang meminta sertifikat setelah fakta dihilangkan. Seperti yang dinyatakan sebelumnya, setelah Anda diberitahu tentang audit yang tertunda, Anda harus dapat menilai apakah Anda memiliki kelemahan material dalam proses sertifikat pengecualian Anda atau tidak. Jika ya, Anda memiliki waktu untuk meminta sertifikat dari klien Anda sebelum audit dimulai. Demikian pula, dalam kebanyakan situasi, setelah audit dinilai, Anda akan memiliki kesempatan untuk meminta sertifikat pengecualian dalam upaya meminimalkan eksposur Anda. Meminta sertifikat sebelum audit dan setelah penilaian dapat mengalami kesulitan. Pertama, Anda mungkin menemukan bahwa beberapa pelanggan Anda tidak lagi berbisnis. Anda mungkin juga menemukan bahwa mereka bukan lagi pelanggan dan tidak mau membantu Anda dengan upaya dokumentasi ini. Taruhan terbaik adalah proses yang kuat di front-end pada saat pemrosesan pesanan.

10. Negosiasikan Temuan

Auditor akan berusaha untuk "menjual" Anda atas temuan mereka. Biasanya ada beberapa ambiguitas yang terkait dengan penilaian auditor yang memberi Anda kesempatan untuk menegosiasikan temuan. Cobalah bekerja sama dengan auditor untuk memahami proses pemikiran mereka dan interpretasi hukum yang terkait dengan transaksi tertentu. Anda akan ingin menjaga hubungan baik jika Anda diaudit lagi. Anda seharusnya tidak perlu pergi ke kepala auditor ke supervisor mereka karena hal ini dapat menciptakan permusuhan. Selain itu, mengurangi penilaian melalui proses banding dapat memakan waktu dan mahal. Tentu saja, ini mungkin menjadi satu-satunya pilihan Anda yang layak tergantung pada situasinya.